Je hebt een kandidaat gevraagd om één of meer vragenlijsten in te vullen. Hier willen we graag uitleggen wat wij doen met de gegevens die je verstrekt en hoe we omgaan de resultaten van de vragenlijsten en de rapporten.
Allereerst: wij vragen alleen informatie die we nodig hebben om jou de vragenlijsten aan te kunnen laten vragen. Dat betekent dat we de naam van de kandidaat willen weten, het e-mailadres om in te kunnen loggen en het opleidings-, werk- en denkniveau om de juiste vragenlijsten te selecteren en de vergelijking met onze normgroepen mogelijk te maken.
Zodra de kandidaat de vragenlijst(en) heeft ingevuld, kunnen we het resultaat berekenen en deze resultaten verwerken in één rapport of meerdere rapporten. Deze rapporten zijn beschikbaar voor de kandidaat.
De kandidaat bepaalt, in lijn met de AVG, of de gegevens met jou gedeeld worden. Pas als de kandidaat de gegevens heeft vrijgegeven, krijg je de resultaten te zien. Wij sturen je daar bericht over.
De informatie die je over de kandidaat verstrekt hebt, blijft maximaal twee jaar na invullen van de vragenlijst(en) in ons bezit. Daarna wordt de informatie anoniem gemaakt en hebben wij, noch iemand anders, noch jijzelf, de mogelijkheid om de informatie te herleiden naar de kandidaat die de gegevens heeft verstrekt. Dit is in lijn met de eisen die de COTAN, onze brancheorganisatie, stelt.
AVG - Algemene verordening gegevensbescherming
Doel van de gegevensverstrekking
Om een resultaat te tonen aan de hand van de vragenlijsten is het noodzakelijk om een minimum aan informatie met ons te delen. Deze informatie wordt beheerd door ons en de samenwerking hierover hebben we vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Het feit dat je deze informatie ziet, betekent dat je een verwerkersovereenkomst hebt getekend met Online Talent manager B.V. In de verwerkersovereenkomst staat precies wat wij wel en wat wij niet doen met de informatie die wij beheren.
Bewaartermijn
We bewaren de gegevens van de vragenlijsten van jouw kandidaten twee jaar. Daarna worden de gegevens geanonimiseerd en is er geen enkele methode om de gegevens naar de kandidaat terug te leiden. Wel zijn de gegevens en de antwoorden die de kandidaat heeft gegeven op de vragenlijsten voor ons nog beschikbaar. Die gebruiken we voor het updaten en verbeteren van onze normgroepen.
De mogelijkheden
Nadat jouw kandiaat de vragenlijst heeft ingevuld en het systeem gereed is met het uitrekenen van de resultaten staat er een rapport klaar. Dit rapport kan de kandidaat inzien en (pas) daarna heeft jouw kandidaat de optie om de gegevens vrij te geven aan jou. Je krijgt van ons bericht dat er een rapport is vrijgegeven. Vanaf dat moment kan jij het rappport inzien, met je kandidaat bespreken en voorzien van een beoordeling.
Er zijn drie uitzonderingen:
De eerste uitzondering: Je kunt als adviseur met de kandidaat afspreken dat het resultaat en het rapport direct beschikbaar komen voor jou als adviseur. Dat betekent dat de kandidaat het rapport niet hoeft vrij te geven. Je kunt dit aangeven in de sessie. Wij gaan er vanuit dat je dit hebt afgestemd met de kandidaat en dat de kandidaat hier toestemming voor heeft gegeven.
De tweede uitzondering: Je kunt er voor kiezen om het rapport alleen zelf in te zien en pas met je kandidaat te delen nadat het resultaat beoordeeld is en de beoordeling is vastgelegd. Dit zal vooral voorkomen bij de heel persoonlijke testen, zoals de OP5. Ook hiervoor geldt: Wij gaan er vanuit dat je dit hebt afgestemd met de kandidaat en dat de kandidaat hier toestemming voor heeft gegeven.
De derde uitzondering: De derde uitzondering heeft betrekking op één rapport: de stress evaluatie. De stress evaluatie bestaat uit zeven vragenlijsten die alle zeven afgerond moeten zijn voordat het resultaat en de bijhorende rapportage kan worden gemaakt. Er zijn geen afzonderlijke rapportages voor de zeven vragenlijsten beschikbaar: Er is alleen het eindrapport dat uitsluitend kan worden aangevraagd als je gecertificeerd bent voor de Stress Evaluatie Tool. Meer weten? klik hier
Rechten van de kandidaat
Je hebt als adviseur een verwerkersovereenkomst. Dat betekent dat je in principe het aanspreekpunt bent voor AVG gerelateerde zaken van jouw kandidaten. Kandidaten moeten dan ook een verzoek over verwijdering en inzage sturen aan jou of de contactpersoon binnen jouw organisatie. In geval van klachten over het verzamelen van, bewaren van en rapporteren over individuele gegevens geldt de klachtenregeling binnen jouw organisatie. Als een kandidaat vraagt om verwijdering van al zijn of haar gegevens ontvangen wij een verzoek daartoe graag op per e-mail, waarbij een bewijs van de identiteit van de kandidaat vereist is:
E-mailadres: privacy@onlinetalentmanager.com
Postadres: Online Talent Manager B.V.
Graaf Engelbertlaan 75
4837 DS BREDA
Nederland
Voor alle verzoeken geldt: - De kandidaat dient een kopie van een identiteitsbewijs bij te voegen ((scan van) paspoort, rijbewijs of identiteitskaart).
Hoe maakt een kandidaat een veilige kopie met de KopieID app?
Een kopie van het legitimatiebewijs kan de kandidaat met behulp van de KopieID app beveiligen. Zo staat de kandidaat niet meer persoonlijke informatie af dan strikt nodig. De kandidaat kan de KopieID app downloaden in de Apple App Store of Google Play Store. Deze app is een uitgave van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Het (gescande) verzoek dient door de kandidaat gedateerd en ondertekend te zijn. Een verzoek om verwijdering van persoonsgegevens zal door Online Talent Manager altijd worden ingewilligd, tenzij deze persoonsgegevens om administratieve of wettelijke redenen door ons bewaard moeten worden. Klachten over de verzameling en verwerking van jouw kandidaat gegevens via het Online Talent Manager testsysteem kunt u tevens via bovenstaande contactgegevens aan ons kenbaar maken.